GP Insights ·April 26, 2020

Welche Auswirkungen hat die Corona-Krise auf Trackday-Veranstalter?

Einleitung

Anfang März, verschärfte sich die Lage run um die Corona-Pandimie enorm. Viele EU-Staaten verabschiedeten nie zuvor gesehene Auflagen zur Eindämmung des Virus und damit enorme Einschnitte in unsere Lebensart. Dazu gehören die sogenannten "Social-Distancing"-Maßnahmen genauso, wie die Schließung ganzer Industriebereiche.

Damit befinden wir uns in einer Situation die von Unsicherheit, der Angst Fehler zu machen sowie dem Balanceakt zwischen wirtschaftlicher Stabilität und der Sicherheit der Bürger definiert ist. Alles unter Berücksichtigung der herrschenden Grundrechte - eine schwierige Herausforderung!

Aus rein wirtschaftlicher Perspektive betrachtet, ist die Organisation von Trackdays zu vernachlässigen. Wir bedienen eine kleine Nische für Enthusiasten, die ihre Fahrzeuge gerne auf den schönsten Rennstrecken Europa's bewegen. Wir sind nicht an der Front und halten "den Laden am Laufen" wie das medzinische Personal, Mitarbeiter von Supermärkten und Drogerien, die Müllabfuhr und viele, viele Andere!

Dennoch, die Organisation von Trackdays ist unsere Leidenschaft und deshalb möchten wir Euch einen Einblick hinter die Kulissen gewähren, speziell in diesen für alle schwierigen Zeiten.

Als Basis haben wir hierfür ein ganz einfaches Szenario genommen:

"Ein Trackday-Veranstalter hat für Juni / Juli 2020 ein Event geplant"

Von hier aus möchten wir Euch in vereinfachter From durch die Schritte und wichtigen Faktoren leiten, die bei der Organisation eines Trackdays beachtet werden müssen.

Die Annahmen

Um einen Trackday im Juni oder Juli 2020 zu organiseren, haben die Gespräche mit den Streckenbetreibern sehr wahrscheinlich zu Anfang des Jahres begonnen. Sobald man sich auf einen Termin festgelegt hat, starten die verschiedenen organisatorischen Schritte:

Überweisung der verschiedenen Anzahlungen der Streckenmiete
Marketingaktivitäten
Merchandise und Ausrüstung
Versicherung und rechtliche Themen
Fotografen
Support und Unterstützung
Aufnahme des E-Briefings und Erstellung aller Informationsmaterialien
etc.

Lasst uns aber auf die momentan für uns wichtigsten Faktoren blicken, die vor allem die operative Seite unserer Tätigkeiten definieren:

1. Streckenmiete und Zahlungsmodalitäten

Die Streckenmiete ist zweifelsohne der größte Kostenpunkt für einen Trackday-Veranstalter. Die Höhe variiert extrem und ist abhängig von der Streckengröße, anderen dort stattfindenen Veranstaltungen (z.B. Formel 1) und den weiteren Services die angeboten werden.

Alles in allem liegt man hier schnell bei mehreren 10 Tausend Euro, die in Raten vor der eigentlich Veranstaltung gezahlt werden müssen.

Anbei findet ihr ein vereinfachtes Modell der Ratenzahlung, dass Euch einen groben Überblick zu den Zahlungsperioden geben soll. Hierbei handelt es sich um eie fiktive Strecke die eine Tagesmiete von € 20.000 aufruft:

KOSTENPOSITION	TIMING
1. Anzahlung	ca. 4 - 6 Wochen nach Bestätigung des Datums (€ 4.000 \| 20%)
2. Anzahlung	ca. 3 Monate vor der Veranstaltung (€ 6.000 \| 30%)
3. Anzahlung	ca. 4 Wochen vor der Veranstaltung (€ 10.000 \| 50%)

Die Übersicht zeigt, wie "Cash-Intensiv" die Organisation ist. Vor allem zu Beginn einer Saison, wenn Anzahlungen für die verschiedenen Strecken fällig werden. Deshalb ist es für Veranstalter wichtig, von Anfang an eine hohe Zahl an "Frühbuchern" zu gewinnen, um nicht auf bestehende Liquidität zurückgreifen zu müssen.

Die Corona-Krise kam am Anfang der Saison deshalb zu einem denkbar schlechten Zeitpunkt. Auf der einen Seite befinden wir uns momentan in einer Phase, in der viele Anzahlung fällig werden, auf der anderen Seite sind aufgrund der Maßnahmen sowie der allgemeinen Unsicherheit die Buchungen prinzipiell zum erliegen gekommen und damit die so wichtigen Einnahmen zum Beginn einer Saison.

2. Die Buchungsdynamik

Die folgende Einschätzung basiert auf unseren Erfahrungen, sollte sich allerdings nicht großartig von anderen Veranstaltern unterscheiden.

Unter normalen Umständen, gehen einige Einschreibungen lange Zeit vor dem eigentlichen Trackdaytermin ein. Vor allem bei "Blockbuster"-Strecken wie der Nordschleife, Spa Francorchamps oder dem Bilster Berg sichern sich viele Teilnehmer frühzeitig Ihren Platz.

Im Rahmen der Pandamie hat sich dieses Verhalten verständlicherweise komplett verändert. Wir (und wahrscheinlich alle anderen Veranstalter) haben einen massiven Rückgang der Buchungen zwischen Mitte März und Mitte April zu verzeichnen. Genau in der Zeit, in der weitere Anzahlungen geleistet werden mussten. Allerdings hat sich die Lage - auch in Verbindung mit den ersten Lockerungen - teilweise verbessert und die Zahl der Buchungen hat seit Mitte April zumindest wieder leicht zugenommen.

3. Handhabung von Erstattungen

Meist folgen Trackday-Veranstalter einer Art Tabelle die vorsieht, dass eine Erstattung zunächst kostenfrei erfolgt, dann eine teilweise Erstattung ermöglicht wird und kurz vor der Veranstaltung keine Erstattung mehr erfolgen kann. Die soll das Risiko eines Totalverlustes minimieren.

Aber was passiert, wenn eine Veranstaltung aufgrund von behördlichen Auflagen nicht durchgeführt werden kann? Hier trifft uns als Veranstalter ja grundsätzlich keine Schuld?

Im Moment scheint es hierfür keine einheitliche Herangehensweise zu geben. Während manche Veranstalter eine kostenfreie Umbuchung erlauben, erstatten andere die Teilnahmegebühr.

Wir bei GP Days haben uns entschieden, es so einfach und transparent wie möglich zu gestalten: Sollte ein Trackday im Rahmen der Corona-Krise abgesagt werden, erhaltet ihr natürlich eure Teilnahmegebühr zurück. Alternativ schreiben wir den Betrag gut und ihr erhaltet 10% der Teilnahmegebühr als dankeschön für Eure Unterstützung oben drauf.

Nichtsdestotrotz, eine große Erstattungswelle tut im Zweifel allen Veranstaltern weh, da man momentan auch noch nicht 100%ig abschätzen kann wann und in welcher Höhe die Streckenmieten erstattet werden können.

In der aktuellen Lage gibt es auch noch eine zweiten Faktor, der die Situation deutlich komplexer macht. Wir, sowie viele andere Veranstalter, sind in Europa grenzüberschreitend aktiv. Das bedeute, dass wir, oder auch einzelne Teilnehmer potentiell von Reisebeschränkungen betroffen sind. Auch hier muss eine Lösung gefunden werden, die für Teilnehmer, Veranstalter und Streckenbetreiber akzeptabel ist.

Um den Umsatzverlauf bzw. die Kostenkurve zu verdeutlichen, könnt ihr einen Blick auf die Beispieldarstellung unten werfen. Hierbei müsst ihr allerdings beachten, dass hier jediglich die Organisation von einem Trackday dargestellt wird:

Hieran könnt ihr erkennen, das die momentane Situation höchstwahrscheinlich nicht durch die Einnahmen der geplanten Veranstaltungen getragen werden kann und viele Veranstalter auf vorhandene Liquidität zurückgreifen müssen. Sofern die Situation sich jedoch bald entspannt, sollte dies bei einem großteil der Unternehmen nicht zu extremen Problemen führen - so zumindest unsere Vermutung!

Allerdings verstärkt sich dieser Effekt natürlich ungemein, wenn Veranstalter viele Trackdays in den nächsten Monaten geplant haben. Wie erwähnt ist die Höhe der Anzahlungen bei Strecken wie der Nordschleife, Spa Francorchamps oder dem Bilster Berg nicht zu vernachlässigen.

Die Implikationen

Werden viele Veranstalter in der nächsten Zeit in eine finanziell schwierige Lage geraten? Das glauben wir nicht - vor allem nicht, wenn die Kosten grundsätzlich auf einem niedrigen Niveau gehalten werden. Wie in jeden Geschäftsfeld, steigt das Risiko je höher der Anteil an Fixkosten in einem Unternehmen liegt. So schlagen die derzeitigen Umsatzeinbußen natürlich direkt voll durch. Dazu gehören dann Kosten wie festangestellte Mitarbeiter, vielleicht Mietfahrzeuge, Büroräume etc.. Momentan kommt uns sehr zu Gute, dass wir uns von Anfang an auf effiziente Prozesse und digitale Abläufe fokussiert haben und somit unsere Kosten stark eingrenzen konnten.

Zudem können viele Veranstalter wahrscheinlich noch einige Kosten durch die am Jahresanfang erzeugten frühen Buchungen abdämpfen. Mit jedem Tag der Unsicherheit hinsichtlich des Lockdowns der verstreicht, wird der Puffer natürlich zusehenst aufgebraucht. Bei kompletter Absage kommt es am Ende schlicht und ergreifend darauf an, wie schnell die Streckenmieten Rückerstattet werden. Bei schneller Rückzahlung sehen wir auch hier wenig Probleme für die meisten von uns!

Was wir momentan außerdem spüren ist, dass Buchungen für Trackdays die noch relativ nah an dem effektiven Lockown terminiert sind, nur verhalten gebucht werden. Vor allem für unseren Trackday auf dem Bilster Berg am 12. Juni hoffen wir bald auf mehr Klarheit von Seiten der Behörden. Speziell hier sind die Kosten aufgrund der high-tech und super außgestatten Strecke vergleichsweise hoch.

Alle oben aufgeführten Punkte zeigen zweifelsohne, dass uns Trackdayveranstaltern, aber natürlich auch den Streckenbetreibern schwierige Zeiten bevorstehen. Auch, weil natürlich alle versuchen eine Lösung zufinden, die für jede Partei akzeptabel ist. Am Ende sitzen wir aktuell alle wirklich in genau dem selben Boot und am Ende klappt es nur, wenn alle an einem Strang ziehen.

Unsere Einschätzung zur Saison 2020/21

Mometan gibt es natürlich viele Szenarien die man durchspielen kann und am Ende bleibt die Unsicherheit trotzdem groß. Alles läuft auf einen Punkt hinaus - wann können die einzelnen Länder guten Gewissens den Lockdown zurückfahren?

Aktuell stimmen uns die Neuigkeiten aus verschiedenen Regionen eher positiv. Vielleicht können die ersten Trackdays auch im Mai schon wieder stattfinden. Speziell die Öffnung der Nordschleife für Touristenfahrten (wenn auch unter strengen Auflagen und mit großen Einschränkungen) ist ein positives Zeichen. Vor allem, weil dort deutlich mehr Menschen anwesend sein werden, als bei einem klassischen Trackday. Viel wird am Ende davon abhängen, wie die Grenze der maximalen Teilnehmerzahl bei Veranstaltungen definiert wird.

Wenn die aktuellen Einschränkungen beibehalten werden, können sich die Effekte unserer Meinung nach auch bis in das Jahr 2021 ziehen. Wenn Veranstalter von Ihrer vorhandenen Liquidität zehren müssen, sind am Ende vielleicht nicht die nötigen Mittel vorhanden, um die Kalender für die kommende Saison schnell zu füllen - denn auch hier werden wieder hohe Anzahlungsummen fällig.

Wie geht GP Days mit der aktuellen Situation um?

Wir hatten Glück, dass unser Kalender zum Zeitpunkt der aufflammenden Corona-Krise noch nicht extrem gefüllt war. Es waren lediglich drei Veranstaltungen bestätigt. Mitte Februar, als sich auch die Presseberichte sichtlich zuspitzten, konnten und mussten wir dann unsere restlichen Pläne auf Eis legen um zu sehen, wie sich die Situation entwickeln würde.

Da wir GP Days erst letztes Jahr gegründet haben, sind unsere laufenden Kosten dementsprechend gering und wir sehen uns mehr als gut gerüstet, um mit jeder noch so schwierigen Situation umzugehen.

WIe viele von Euch mitgekriegt haben, mussten wir unseren Trackday in Mettet vom 3. April auf den 23. Juni verlegen. Im Moment hoffen wir einfach, dass wir diesen Termin halten können. Die aktuellen Entwicklungen in Belgien deuten allerdings in eine gute Richtung.

Auch mit Blick auf unsere Veranstaltungen am 12. Juni auf dem Bilster Berg und am 31. Juli in Dijon Prenois sind wir leicht optimistisch und arbeiten bereits an einem Maßnahmenplan, um Euch die größtmögliche Sicherheit zu gewährleisten.

Bei allem was wir in dieser Phase tun, steht Eure Gesundheit im Vordergrund. Ebenfalls werden wir alle Pläne so gut es geht mit den Streckenbetreibern und verantwortlichen Behörden abstimmen, sodass wir alle Vorgaben zu 100% erfüllen können.

Dabei steht natürlich die kontaktlose Anmeldung im Vordergrund. Mit unserem E-Briefing fällt die Fahrerbesprechung vor Ort weg und wir können hier die Gruppenbildung vermeiden. Auch der Rest der Anmeldung läuft komplett online ab. Weiterhin planen wir die weitesgehend kontaktlose Übergabe der Startnummern und allem anderen Equipment, dass ihr benötigt.

Ein weiterer Baustein unserer Corona-Strategie ist die transparente Kommunikation. Wir wollen Euch Fahrer und Follower auf dem Laufenden halten. Seit dem 23. Juni erstellen wir einen regelmäßigen Newsletter der alle Entwicklungen, die für uns als Trackday-Enthusiasten wichtig sind, bündelt. Die entsprechenden Artikel findet Ihr hier: NEWS.

Bitte meldet Euch bei unserem Newsletter an, um direkt informiert zu werden!

Zusammenfassung

Wie Ihr seht, ist die momentane Situation für Trackday-Veranstalter angepannt und vor allem von extremer Unsicherheit definiert. Zudem ändert sich die Lage gefühlt täglich, wovon auch die Veranstaltungskalender betroffen sind.

Während wir positiv bleiben und denken, dass wir ab Juni wieder auf die Strecke gehen können, hat die Corona-Krise unserem extrem guten Start in die erste volle Saison einen Dämpfer verpasst. Als neu gegründetes Unternehmen ein ungünstiger Moment. Unser Mettet "Season-Opener" in Mettet war schon Ende Februar ausgebucht. Auch für unsere anderen Veranstaltungen am Bilster Berg und in Dijon waren wir auf einem sehr guten Weg das gleiche zu erreichen. Dennoch sind wir davon überzeugt, dass wir nach der Krise besser dastehen werden als zuvor. Wir nutzen die Zeit um unsere Prozesse weiter zu optimieren, neue Partnerschaften zu schließen und die nächsten Trackdays zu planen um unseren Wachstumskurs weiter beizubehalten.

Wir bedanken uns herzlich bei allen, die uns weiterhin ihr Vertrauen schenken und den Weg mit uns gehen! Wir können es kaum erwarten wieder mit Euch auf die Strecke zu gehen und freuen uns auf unsere Trackdays im Juni!

Bleibt gesund!

- Euer GP Days Team